Arbetsanalys och arbetsbeskrivning

4.3. Så här gör du en målinriktad arbetsanalys

Det är viktigt att du utgår ifrån verkligheten när du ska börja bygga upp en förståelse för den arbetsmiljö och de arbetsuppgifter din nya medarbetare ska komma till. Det går utmärkt att börja med en fullständig bild för att sedan välja bort information du inte behöver. Men att göra det omvända är omöjligt. Arbetsanalysen leder till arbetsbeskrivningen som leder till annonsen som leder till gallringen o.s.v. genom hela rekryteringsarbetet. Fel eller slarv under arbetsanalysen byggs in i och blir kvar.

Ett vanligt misstag är t.ex. att utelämna vissa viktiga områden som har stor betydelse för kravbilden och bedömningen, på grund av att du antar att dessa inte har med det ”egentliga arbetet” att göra. I exemplet med lagerchefen tidigare i kapitlet utelämnade arbetsgivaren de konflikter som fanns på lagret, plus att han inte fäste någon vikt vid att den föregående lagerchefen fått lämna jobbet. Han hade heller ingen färdig plan för hur de kvalitativa förändringarna borde kunna gå till. För att arbetsanalysen ska bli realistisk måste den överväga alla faktorer som kan komma att påverka den blivande medarbetarens arbetsinsats. Konflikter och medarbetares inställning till en ny chef påverkar så klart lagerchefens möjligheter att klara jobbet. Dina möjligheter att hitta helt rätt medarbetare påverkas av att dessa frågor blir en del av din strategi från början. Har du dessutom redan en plan för hur förändringarna ska gå till blir rekryteringen ännu tydligare.

Grundtanken att hela tiden hålla levande är alltså att du med hjälp av analysen ska kunna skapa en arbetsbeskrivning som talar om vad det är för arbete du vill ha utfört. Du börjar därför med att identifiera arbetets fem mest kritiska moment. Ett moment kan bestå av vilken typ av arbetssituation som helst. De moment som är mest kritiska är de som har störst betydelse för att din rekrytering ska bli lönsam. Det kan vara ett moment som återkommer en gång om året eller ett som förekommer varje dag. Det kan vara ett socialt moment, typ konfliktlösning eller relationsbyggande. Men det kan också vara ett tekniskt moment, typ felsökning i ett datanätverk. Din uppgift är att hitta så många viktiga moment du kan och därefter lyfta fram de fem viktigaste. Dessa blir helt avgörande för hur du går vidare. Nedan får du några tips om hur du kan hitta dem

Fem metoder för att hitta arbetets kritiska moment:

1. Fråga
Som rubriken avslöjar ställer du frågor till dem som kan ge dig bäst svar. Den som har samma tjänst idag kan förstås ge bra svar, men även dem som arbetar med andra arbetsuppgifter i nära samarbete. Närmaste chef är också en självklar person att intervjua. Vem som kan ge bäst bild av arbetet och arbetsmiljön har inte bara med befattning att göra, utan beror lika mycket på hur bra hon själv förstår arbetssituationen. Frågorna kan du ställa både anonymt och öppet, genom formulär eller personliga intervjuer. Ytterst är det en kostnadsfråga, där du bör ställa kostnaden för ett misslyckande mot kostanden för frågorna.

2. Observa
I det här fallet rör det sig om att sätta sig/springa runt och iaktta och anteckna vad den som har jobbet idag gör. Metoden blir svår att tillämpa så fort arbetet blir mer teoretiskt och komplext. Dessutom kommer du att behöva ordentligt med tid. Vissa arbetsroller betyder också stora variationer över tid och rum. Ett bra exempel på det är fältsäljaren. Omöjligt är det förstås inte, men kan vara resurskrävande för en del tjänster.

3. Prova
Lär dig arbetet själv och dra dina egna slutsatser. Kan vara effektivt om du har egna erfarenheter från liknande arbete. Du kanske till och med är närmaste chef själv. Glöm bara inte att vara självkritisk. Det är inte alltid du vet det verkliga skälet till varför någon slutar. I det fallet och om någon blivit uppsagd har du goda skäl att vara ödmjuk med vad du anser om de kritiska momenten. Det kan ju faktiskt vara dina orealistiska krav eller en högst personlig tolkning av befattningen som fått medarbetare att misslyckas.

4. Dagbok
Den här metoden kan vara mindre krävande än vad rubriken förpliktigar till. Det handlar inte om att låta någon sitta och skriva långa dagboksberättelser, utan om att i rimlig utsträckning föra anteckningar. Många små korta notiser blir över tid en bra indikation om vad arbetet innebär. Om medarbetaren tycker att det är besvärligt att skriva ner sitt dagsverke kan du vara säker på att du får veta just det mest typiska dagen innehåller. Vad du däremot kan gå miste om är alla de informella och personliga små händelserna som kan utgöra själva kärnan i arbetet. Bilden kan också bli överdrivet tillrättalagd.

5. Standard
Det mest troliga är att du kommer att kunna dra nytta av en blandning av metoder för att komma fram till bästa resultat. Det är också troligt att du både får improvisera från gång till gång och att olika befattningar och inblandade personer kräver olika strategier. Försök alltid att få med en intervju och dra nytta av det material du kanske redan har. Viktigast av allt är att du får med det som gör beskrivningen verklig. Det inkluderar både mjuka och hårda fakta. En liten lista på arbetsuppgifter räcker inte.

En grundläggande tanke du bör vänja dig vid både arbetsanalys och arbetsbeskrivning är att du hela tiden tänker i handling. Vilka handlingar är det kandidaten ska klara att utföra för att jobbet ska bli gjort? Vilka handlingar krävs för att nå arbetets mål? Glöm alla beskrivningar av egenskaper och attityder som dyker upp. Hitta kärnan i arbetsuppgifterna och arbetsmiljöns direkta och indirekta krav genom att formulera vad det är man gör för att lösa sina uppgifter. Behovet av en viss personlighet eller vissa attityder kommer att växa fram som en konsekvens av vad som krävs för själva uppgifterna.